システム化企画の成果物を「文書」から「動画」中心にシフトしたら色々捗った

2019-08-30

ここ最近、いくつかの会社の情報システム部門のシステム化企画のお手伝いをするお仕事を頂いています。副業なので、あまり多くの時間を割くことができませんが、いろいろな会社の意思決定の仕組みや経営者のかたの考え方に触れることができるし、僕の得意分野の知識・経験をご提供して喜んでもらえるので、とても楽しく、やりがいのあるものになっています。

そんな「システム化企画」のお手伝いの副業ですが、ある取り組みのシステム化企画フェーズの成果物のひとつとして、とあるクラウドのツールを導入した後の業務のイメージについての動画を制作・納品しました。

僕は動画制作のノウハウも殆ど無い素人ですし、他の文書形式の成果物のオマケとして作ったものでしたが、これが思いのほか大好評でした。調子に乗って、本業の会社の仕事(こっちもシステム化企画)でも試してみたら、こちらも割と好評でした。

なぜ、いまだに"文書"を作るのか?

ところで、なぜ、文書を作るのでしょうか。

ビジネスの多くのシーン・・・特にエンタープライズITの分野では、企画書・要件定義書・設計書・手順書・・・等々、多くの工程で『文書』が成果物として要求されます。多くの成果物は文字・文章が主役ですが、文字での表現が難しい場合や、瞬時に相手に話の構造を伝えるために、図や表、イラストなどで表現することも多いかと思います。「動くシステム」が何よりも重要な筈であるにも関わらず、多くの手間暇とコスト・ストレスを掛けて文書を作るのは、いったいなぜでしょうか。

ある立場からは『納品物として定義されているから』『契約だから』『指示されたから』・・・また、別の立場からは『責任範囲を明確にするために』『社内標準で定められているから』・・・等々あるでしょうか。このような目的は、あくまでも副次的なものです。

こうした文書は、少し抽象化することで一言で説明するなら『書き手と読み手とのコミュニケーションのため』といえるでしょう。

こうした『文書でのコミュニケーション』には、口頭でのコミュニケーションに比べると、証拠能力が高い・再現性がある・話し方の技術に依存しない・・・など、さまざまな利点があります。一方で、文書でコミュニケーションを取る場合、書き手のスキル次第で読み手に意図が正しく伝わらなかったり、読者の理解度・読解力にばらつきがあると書き手の意図が正確に伝わらないようなことも、頻繁に起こってしまいます。

また、文書によるコミュニケーションには、こうした伝える側・伝えられる側の能力や知識に関する問題以前に、そもそも『存在を無視されてしまう』(意識的にも、無意識にでも)という、コミュニケーション手段として最大のリスクがあります。

気を引く。

書き手・読み手の能力や前提知識のようなものは、動画にしたところで、解消できないでしょう。一方で「無視されるリスク」は、動画にすることで、かなり解消できます。

動画では十分に説明できないことも多いですが、数分程度の動画を、詳細な説明をするパワポ・ワードの資料への導入として使うと、目立つし、とても便利でしたよ。

気を引く」だけじゃなく、「動きを説明しやすい」「再生時間(読者がかける時間)を事前に確定する」「強い演出ができる」など、「文書」に対する「動画」のメリットはいろいろあるので、もっとうまく使えるようになったら、引き続きご紹介したいと思います。