Web会議のTips集

Web会議のTips集

Skype、Appair.in、ZooMなど、Web会議のツールは群雄割拠の様相を見せておりますが、どんなツールを使っても、音声や映像は一定の「遅延」が生じてしまいます。

遅延が生じることで、オンサイトで実施される会議に比べて注意すべき点がたくさんありますが、すべての参加者に、この注意点やルールを徹底させるのは、かなり難しいです。

この記事では、僕が勤務する会社や、副業でお手伝いしている会社で日常的にWeb会議をしつづけた結果、いくつかのノウハウ・Tipsが溜まったので、まとめてご紹介します。

「準備」編

  • 進行役・ファシリテーターを設定しよう。
  • 会議の「目的とゴール」を設定して、参加者に周知しよう。
  • 会議の「ゴールに至るまでのプロセス」を設計しよう。
  • 「音声・映像が遅延すること」を前提に、会議を設計しよう。
  • 会議の参加者を選ぼう。
  • 通信機器をOFFにしよう。
  • 通信を妨害するものもOFFにしよう。
  • 物音を立ててほしくない会議は、家族に知らせよう。
  • マイクやスピーカーなどの機器の準備は、30分前までに終わらせよう。
  • ノイズの発生源は、会議の前に除去しよう。
  • Web会議に向いている会議の種類/スタイルを見極めよう。

「会議中/ファシリテーター」編

  • 会議の「目的とゴール」に至るまでのプロセスに対する意見は、可能な限り尊重しよう。
  • 議題と無関係な意見は「あとで考える」エリアに、明記したうえで退避させよう。
  • 議論が脱線したら軌道修正しよう。
  • 時間通りに会議を始めて、時間通りに会議を終えよう。
  • 遊び心を盛り込もう。
  • カメラを有効活用しよう。
  • 「遠隔地であること」を、アイスブレイクのネタにしよう。

「会議中/参加者」編

  • ハキハキと喋ろう。大きめの声で喋ろう。
  • 人の話は遮らずに、最後まで聞こう。
  • 前置きは少めに、簡潔に話そう。
  • 言い切ること・断言することを恐れないで発言しよう。
  • なるべく歪曲表現を避けよう。
  • 発言は尻すぼみにしないで、最後まで言い切ろう。
  • 気持ち「ゆっくりめ」に喋ろう。
  • 「なぞのま」を無くそう。返事に時間が掛かりそうなときは「わかりません」「ちょっと待ってください」「ちょっと考えさせてください」「今迷ってます」と明言しよう。
  • 誰に対して問いかけているのか、はっきり名言しよう。
  • ボディランゲージ/アイコンタクトは避けよう。
  • 頻繁に問いかけよう。
  • 問いかけには、即答しよう。
  • 音声の遅延を有効活用してしまおう。
  • 会議中は、1つの話題だけに集中しよう。
  • 参加者員が、同じ資料・同じメモを見ながら議論しよう。
  • CPUやメモリに負荷をかけるソフトウェアは、会議中は動かさないようにしよう。
  • お説教・指導・アドバイスは、会議が終わってからにしよう。
  • ちょっと過剰なくらいに、笑顔で、フランクに会話しよう。
  • 家庭のノイズも、コミュニケーションのネタにしよう。
  • 自己開示しよう。
  • 会議を楽しもう。
  • さいごに、かならず会議を振り返ろう。

こうして改めてTipsを眺めてみると、Web会議特有の事情(音声・映像の遅延、映像の解像度が低い・・・など)とは無関係なもの / オンサイトの会議でも重要なものもいくつかありますね。

※個々のTipsについての詳細は、後日改めて、この記事に追記する形でご紹介したいとおもいます。かなり分量多いけど、書ききれるかな・・・。

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