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在宅勤務でのWeb会議をイイ感じに進める12のコツ

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SkypeAppear.inなどのWeb会議ツールを使えば、在宅勤務でも気軽に、無料で会議を始めることができます。

ただし、より生産的な会議をスムーズに実施するためには、同じ場所に集まる会議に比べていくつかのコツが必要です。今日はそんなWeb会議のコツについてご紹介したいと思います。

なお、この記事で述べる『イイ感じに進めるコツ』は、必ずしもWeb会議に限った話ばかりではありませんが、特にWeb会議だと守らないときの悪影響が大きくなりがちです。

どれも『あたりまえ』のことが中心ですけど、ちょっと気を抜くとサボってしまいがちなポイントなので、注意が必要です。

会議を始める前に

1. 安定したWeb会議インフラを使う

安心してWeb会議をするためには、安定したインターネット回線と、充分な機能を持ったマイク・スピーカーが必須です。

イマドキのインターネット回線なら『帯域が細すぎる』なんてことは滅多に無いでしょうが、自宅のWiFiを使う場合はルーターから離れすぎて電波が弱くないか注意が必要です。可能なら、有線LANで会議に参加した方が安心です。

マイクやスピーカー・イヤホンは安価なモノでも充分に通話できますが、会議の相手がオフィスの会議室の場合は、少し注意が必要です。安価すぎるマイク・スピーカーは、エコーキャンセラーが効いてないモノが多く、ノイズやハウリングの原因になります。

会議室で使う設備には、充分な機能を備えたマイク・スピーカーを用意しましょう。

エコー除去 - Wikipedia

2. 会議の5分前までに、マイクやスピーカー等の準備を終わらせておく。

会議を始める前に、すべての準備を終わらせておくようにしましょう。

会議に遅刻するのは論外ですが、会議が始まってから会議ツールや機器の準備をし始めると、あっという間に時間が経過してしまいます。

さらには、機器のトラブルで自分の声が届かなかったり、相手の声が聴こえない・・・なんてコトになると、機器を繋げなおしたり、Web会議ツールを再起動したり・・・と、さらに数分経過します。

会議が始まる5分前にはWeb会議ツールを起動しておき、マイク・スピーカー・カメラが全て正常に動作することを確認した状態で、会議の時間を迎えるようにしましょう。

3. 会議を時間通りに始める。

時折、会議の開始から数分遅れて、小走りで会議室にやってくるような『忙しいアピール』する人もいるかもしれませんけど、Web会議ではそんな様子は伝わりません。予定していた会議の進行を邪魔する、タダの厄介者です。

会議の開始が遅れることが常態化しているような会社なら、注意が必要です。

会議が始まってから

4. ノイズを減らす

安価なマイクでも、自分が思っている以上に生活音などを拾ってしまうものです。音声を過剰に拾わないようにマイクの感度を調整することもできますが、そもそもノイズの原因となるものが少ない、静かな部屋で会議をした方が快適です。

キーボードのタッチ音・せき・くしゃみ・鼻水をすする音なんかは、自分が思う以上に音を拾ってしまって、相手に不快感を与えます。Web会議ツールに付いているミュート機能を使ったり、会議室の場合にはマイクから離れてこっそりと済ませてしまいましょう。

舌打ちは、会議が終わった後で存分にどうぞ。

5. 会議の目的・ゴール・議論の進め方をはっきりさせて、進行役がしっかり仕切る。

『不安定な回線』『適切でない機器』に並ぶWeb会議の大敵の一つに、『参加者の不規則な発言』があります。

Web会議では音声が微妙に遅延します。また、話してる人の方向から声が聞こえる訳でもありません。参加者が好き勝手に喋ってしまうと、『誰が』『何に対して』喋っているのか、訳が分からなくなってしまいます。

参加者が好き勝手・不規則に発言するような会議は、オンサイトでの会議以上にカオスです。

不規則な発言にならないよう、会議の目的・ゴール・そこに至るまでの議論の進め方について参加者同士で合意を取り、ファシリテーターは議論がゴールに向かっているかチェックし、不規則な発言が続かないよう気を配りましょう。

このテーマについては、他にもWebや書籍に多数参考になる情報があります。

6. 人の話を最後まで聞く。

どんなに安定したインフラを使っても、同じ場所に集まって会議をする時に比べると、さすがに多少の音声のラグがあります。

相手の話を遮って喋るようなコトは、普通の会議であっても避けるべきですが、音声ラグのせいでより一層『遮ることで起きる会話のキャッチボールの乱れ』が大きくなってしまいます。

7. 自分の意志は『言葉』で伝える。

会議の参加者の表情・仕草を見ながら『自分の話を理解しているか?』『話の内容に同意しているか?』を推し量ることがあるかと思います。

Web会議の場合、相手の顔はカメラを通じて確認できますが、解像度やタイムラグのせいで、同じ場所にいるときよりも、相手の考えていることを読み取るのが難しいです。

首を傾げたり、顔をしかめたりするだけじゃなく、わからないときは『わからない』、同意できないときは『同意できない』と、自分の意志を、仕草に頼らずに、言葉ではっきり伝える必要があります

8. 語尾を『・・・』にしないで、最後まで言い切る。

語尾が『・・・』になるような話し方をするクセがある人は要注意です。例えば『私もそう思いますけど・・・。』とか、『●●だと聞いていますが・・・。』とか。

その後、何か言葉が続くような話し方をしてしまうと、相手が発言の続きを待ってしまいます。音声のラグがあるせいで、より一層『・・・・・・で、続きは?』感が増してしまいます。

きちんと語尾を明瞭に『私もそう思います。』と言い切る。何か心配事があるなら『私もそう思いますが、気になる点があります。』と、最後まで言い切るように喋ると、謎の間を作らずに済みます。

9. 誰に問いかけてるのか、はっきりさせる。

通常、質問するときには、質問する相手の方を向いて話し掛けます。そのため『誰に対して質問してるんだ?』と思うような事態は少ないと思います。

Web会議では、『視線』とか『顔・体の向き』は、意思の伝達の役に立ちません。

~だと思うのですが、●●さん、いかがでしょうか?』のように、誰に対しての質問なのかを明らかにする必要があります。

もちろん『誰に対する質問なのか、文脈でわかる。』ってコトもあると思いますけど、ちょっと『くどい』くらいに相手を名指しするくらいが、誤解を生まず、謎の間を産まないので、ちょうどいいくらいです。

10. いつもより、ちよっとだけフランクに話す。

ここまでのコツを守ると、はっきり・キッパリとモノを言うことになるので、話し方や言葉が少しキツく感じる人もいるかもしれません。

あえて、いつもよりも『くだけた』表現を使ったり、声のトーンをちょっとだけ上げてみたり、会議の前に自宅のプライベートな面を見せたりと、安心して意見を言い合える雰囲気作りが大事になることもあります。

おまけ

11. Web会議に慣れる。

このような『コツ』を知っていても、最初はなかなかスムーズに議論できないかもしれません。

会議を繰り返すことで、徐々に慣れてコツを掴めますので『失敗が許される会議』で、何度か練習するのも良い方法です。

12. 敵対的・非協力的・信頼関係が欠如した相手との会議は、対面で行うようにする。

この記事に書いたようないくつかの決まりごとを『悪意を持って破られて』しまうと、Web会議の制約である『表情が充分に読めない』『音声にタイムラグがある』せいもあって、簡単に議論が迷走しかねません。

社内の会議でも、最初から『敵対的・非協力的』なことがわかっている相手だったり、マトモな議論を期待できないことがわかっている相手の場合は、対面で会議をした方が無難かもしれません。

ただし、そのような相手との議論や利害調整で『会議』が本当に有効な手段なのか、慎重に検討しても良いと思います。

さいごに

このように、ほとんどの『コツ』は、Web会議に限らないモノが多いです。

制約のあるWeb会議ですが、私は『Web会議の制約のおかげで、本当は普段からやっているべき会議のコツを強いられて、普段より効果的・効率的な会議ができるようになった。』と感じています。

機会があればぜひ、試してみてください。

この記事は以上です。